Datenschutzhinweise Interne Meldestelle am Universitätsklinikum Bonn (UKB)
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetzte der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Universitätsklinikum Bonn
Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR)
Venusberg-Campus 1
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53127 Bonn
Telefonzentrale: + 49 228 287-0
Website: www.ukbonn.de
2. Sie haben eine Frage zum Schutz Ihrer Daten?
Allgemeine Fragen zum Datenschutz im Klinikum beantwortet Ihnen gern unser Datenschutzbeauftragter.
Kontaktieren Sie ihn unkompliziert unter:
Herr Achim Flender
Venusberg-Campus 1
53127 Bonn
Telefon: 0228-287-16075
E-Mail: Enable JavaScript to view protected content.
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
3.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bearbeitung des Hinweises erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogen Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
3.2. Zweck der Internen Meldestelle und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Interne Meldestelle dient dazu, Hinweise auf strafbare Handlungen oder einen systematischen Verstoß gegen Gesetze oder unternehmensinterne Regeln des Universitätsklinikums Bonn AöR und deren Tochtergesellschaften auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgeberverfahrens ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für das Klinikum, seine Beschäftigten und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1f EU-DSGVO.
3.3. Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der meldenden Person werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, spätestens jedoch nach Ablauf der Verjährungsfrist.
3.4. Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Abgabe eines Hinweises erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
4. Behandlung eingehender Meldungen
4.1. Umgang mit personenbezogenen Daten bei Nutzung des Hinweisgeberportals (nur Intranet!)
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Meldeformular erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Meldeformular wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, dass lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Meldeformular eingegeben werden, werden verschlüsselt an das Postfach der Stabsstelle Interne Revision & Compliance weitergeleitet. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur den Mitarbeitern der Stabsstelle Interne Revision & Compliance möglich. Die IT Administratoren und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird durch eine Verschlüsselung und durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen am UKB beschränkt ist.
4.2. Hinweise zu Anlagen / Anhängen
Im Rahmen der Kommunikation mit der internen Meldestelle haben Sie die Möglichkeit, Anlagen / Anhänge zu übermitteln. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien oder sonstige Anlagen können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden.
4.3. Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis ihre Person betreffend erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
4.4. Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden nur von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Stabsstelle Interne Revision & Compliance des Klinikums entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Stabsstelle Interne Revision & Compliance prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern des Klinikums oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutz-rechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
4.5. Rückkanal
Eine Bestätigung des Eingangs einer Meldung sowie eine Kontaktaufnahme für eventuelle Rückfragen kann nur bei nicht anonymen Hinweisen erfolgen. Eine vertrauliche Kommunikation wird durch das UKB gewährleistet. Sofern Sie eine Rückmeldung wünschen, können Sie festlegen, wie diese erfolgen soll.
5. Rechte der betroffenen Person
5.1. Recht auf Berichtigung
Sollten unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
5.2. Auskunftsrecht
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
5.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:
(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
(2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
(3) der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Wurde die Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
5.4. Recht auf Löschung
a) Löschungspflicht
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaatenerforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
b) Information an Dritte
Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.
c) Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
(1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
(3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
(4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
(5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
5.5. Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
5.6. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Im Falle des Widerspruchs verarbeitet der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
5.7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
5.8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 der DSGVO). Die Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde kann formlos erfolgen. Für das Universitätsklinikum Bonn AöR ist folgende Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: +49 211 38424-0
Fax: +49 211 38424-999
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Wir verweisen auf die Datenschutzerklärung auf der Website des Universitätsklinikums Bonn unter: https://www.ukbonn.de/datenschutzerklaerung/.
